Sie haben noch kein PDF erstellt? So erstellen Sie eins:

Konvertieren mit Freeware

Es gibt zum einen die Möglichkeit, über verschiedene Websites direkt im Browser Dateien in PDF-Dateien umzuwandeln. Eine kurze Auflistung finden Sie hier:

• https://smallpdf.com/de/pdfs-zusammenfuegen
• https://www.adobe.com/de/acrobat/online.html?promoid=YSYYG5TN&mv=other
• https://tools.pdf24.org/de/pdf-zusammenfuegen

Wichtig ist, dass Sie die Datei nach dem Konvertieren prüfen, da abhängig vom Anbieter und dem ursprünglichen Dateityp Fehler im Layout entstehen können.

Exportieren aus MS Office Programmen

Haben Sie eine Word-, Excel- oder Powerpoint-Datei so können Sie diese über Datei ➝ Als PDF speichern exportieren. Alternativ dazu können Sie auch auf Datei ➝ Drucken gehen und als Drucker Microsoft Print to PDF auswählen. Dabei wird kein Papier bedruckt, sondern nur eine neue PDF-Datei erstellt.

Die Formate in MS Office Programmen

Das Format in Word

Beim Erstellen eines neuen Word-Dokuments müssen Sie darauf achten, dass es im richtigen Format angelegt ist. Dabei muss das Dateiformat (Höhe x Breite) dem Druckformat entsprechen. In der Regel werden Textdokumente auf DIN A4 Papier gedruckt, dementsprechend muss Ihr Word-Dokument ebenfalls in DIN A4 angelegt sein.

Um das Format zu Prüfen oder zu ändern, öffnen Sie Ihre Worddatei und gehen oben auf den Reiter Layout. Oben links finden Sie jetzt eine kleine Kachel Format, auf die Sie klicken. Ihnen stehen jetzt verschiedene Formate zur Auswahl, wobei das ausgewählte Format blau hinterlegt ist.

Das Skalieren innerhalb der A-Formate stellt in der Regel keine großen Probleme dar, sofern Bilder und Grafiken hochgenug aufgelöst sind. Problematisch wird es allerdings, wenn Sie ein Format mit anderen Seitenverhältnissen wählen. Dann kann nur verzerrt oder mit großen Rändern auf ein A-Format skaliert oder übertragen werden.

Das Format in PowerPoint

Da PowerPoint auf die Präsentation auf Bildschirmen optimiert ist, sind standradmäßig keine A-Formate für die Seiten (Folien) gewählt. Dies kann zu Problem beim Drucken von PDF-Dateien führen, die aus PowerPoint heraus erstellt wurden.

Um die Foliengröße anzupassen, klicken Sie in PowerPoint oben auf Entwurf und dann rechts auf die kleine Kachel Foliengröße. Hier wählen Sie dann Benutzerdefinierte Foliengröße ➝ Papierformat und dann das gewünschte Format.

Das Format in Excel

Seitenanpassungen wie Skalierung, Format, etc. können Sie in Excel nur über das Exportieren vornehmen. Dazu empfehlen wir Ihnen über Datei ➝ Drucken zu gehen. Wählen Sie hier als Drucker Microsoft Print to PDF aus. Über die Einstellungen können Sie auswählen, welche Blätter der Arbeitsmappe Sie drucken wollen, ob Sie diese im Hoch- oder Querformat drucken wollen, in welchem DIN-Format, mit welchem Rand und in welcher Skalierung. Sie können Sich an der Vorschau rechts orientieren, die Ihnen recht genau anzeigt, wie Ihr PDF nach dem Exportieren aussehen wird.

Die Schriften in MS Office Programmen

Achten Sie bitte darauf, Ihre Schriften beim Speichern des Dokuments einzubetten. Das gilt besonders für Layouts, in denen Sie Sonderzeichen verwenden, wie beispielsweise aus mathematischen Formeln oder nicht lateinischen Alphabeten.

Um beim Export Ihres Word-Dokuments sicherzustellen, dass die Schriften eingebettet sind, klicken Sie in Word oben links auf Datei und dann am unteren Bildschirmrand links Optionen. Hier wählen Sie links den Punkt Speichern und dann unter Genauigkeit beim Freigeben dieses Dokuments beibehalten das Kästchen Schriften einbetten an. Wählen Sie außerdem darunter das Kästchen Nur im Dokument verwendete Zeichen einbetten an und das Kästchen für Allgemeine Systemschriftarten nicht einbetten ab.

So ist garantiert, dass alle verwendeten Schriftarten beim Speichern als PDF eingebettet sind, und uns mitgeliefert werden.

Die Bilder (DPI) in MS Office Programmen

Die MS Office Programme Word, Excel und Powerpoint sind keine Bildbearbeitungsprogramme und eigenen sich wenig zum Layouten und noch weniger zur Erstellung farbechter Druckerzeugnisse. Es ist kein Problem, ein Textdokument mit eingefügten Grafiken, oder einen einfachen Lebenslauf aus Word heraus zu drucken. Wenn Sie aber mit Logos und Bildern arbeiten, die einen genauen Farbton treffen sollen, eignen sich die oben genannten Programme wenig.

Die Farben in MS Office Programmen

Die MS Office Programme arbeiten alle im RGB Modus, weil sie für die Darstellung am Bildschirm optimiert sind. Das heißt, dass die Farben von uns vor dem Drucken durch Software umgewandelt werden. Deshalb lässt sich vereinfacht sagen, dass Bilder, die besonders farbecht auf Papier wiedergegeben werden sollen, nicht in Word, Excel oder Powerpoint gespeichert werden sollten.

Nutzen Sie für qualitativ hochwertige Bilder lieber Bildbearbeitungs- oder Layoutsoftware.

Das bedeutet aber nicht, dass Sie sich um die in Ihr Worddokument eingebetteten Bilder große Sorgen machen müssen. Haben Sie einfache Grafiken oder vielleicht ein Passbild in Ihrem Dokument, so ist das Druckergebnis in der Regel zufriedenstellend.